社内報「自宅発送」に潜むリスク・セキュリティ対策とは

2026/01/19

近年、テレワークの普及やインナーブランディングの強化を目的に、社内報を会社配布ではなく「従業員の自宅へ直接郵送する」企業が増えています。家族にも会社の活動を知ってもらえるというメリットがある一方で、担当者が最も懸念されるのが「個人情報の漏洩リスク」です。

従業員の氏名、住所、時には所属部署といった情報は、漏洩すれば企業の社会的信用を大きく損なうだけでなく、従業員との信頼関係にもひびが入りかねません。本記事では、社内報の自宅発送を安全に行うために必須となるセキュリティ対策と、信頼できる発送代行業者の選び方を解説します。

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1. なぜ社内報の自宅発送に「高度なセキュリティ」が必要なのか

社内報の発送は、一般的な不特定多数へのDM発送とは性質が異なります。

・極めて純度の高い個人情報：
発送リストは「現職の従業員名簿」そのものです。万が一流出した場合、なりすましや営業妨害、ストーカー被害など、二次被害のリスクが非常に高いデータです。

・社外秘情報の取り扱い：
社内報の内容自体に、未発表のプロジェクトや社内限定の戦略が含まれる場合があります。封入から発送までの過程で、第三者に内容が漏れることは許されません。

・誤封入によるプライバシー侵害：
宛名と中身が一致しない（Aさんの封筒にBさんの給与明細や個別の通知が同封される等）ミスは、社内で深刻な問題に発展します。

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社内報の発送代行を検討する際は、以下の4つの観点から業者の体制をチェックする必要があります。

名簿データをどのように業者へ渡すかが最初の重要ポイントです。
・暗号化通信の利用：メール添付ではなく、専用の暗号化されたストレージやVPN経由での受け渡し。
・パスワード管理：データファイルそのものに強固なパスワードをかけ、解凍キーは別ルートで共有する。

データが届いた後、実際に印刷・封入を行う現場の管理体制です。
・入退室管理：生体認証やICカード、テンキーによる制限。
・監視カメラの設置：作業スペースが24時間監視され、不正な持ち出しができない環境。
・私物持ち込み制限：スマホや記録媒体の持ち込み禁止が徹底されているか。

人の手による作業には必ずミスが伴います。
・バーコード照合：宛名ラベルと封入物にバーコードを印字し、機械で読み取って一致を確認するシステム。
・重量検知：封入後の重さを1通ずつ計測し、余計なものが混じっていないか、不足がないかを確認する。

・追跡機能の活用：重要度の高い社内報の場合、特定記録郵便やゆうパケットなど、配達状況が追跡できる方法を選択する。
・戻り便（不着）の確実な返却：宛先不明で戻ってきたものを業者が勝手に処分せず、速やかに貴社へ差し戻し、リストを更新する体制。

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日本産業規格「JIS Q 15001」に基づき、個人情報の適切な保護体制を整えている証です。社内報のような重要データを預ける際の最低条件といえます。

印刷はA社、封入はB社、発送はC社……と、工程ごとに業者が分かれていると、それだけ情報が流出する接点が増えます。ワンストップですべて自社内で完結できる業者を選ぶのが最も安全です。

自治体や金融機関など、極めて高いセキュリティ水準が求められる組織との継続的な取引がある業者は、社内の管理体制やスタッフの教育レベルが保証されています。

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弊社（DM発送代行ドットコム）は、単なる発送作業の代行ではなく、企業の重要情報を守るパートナーとして多くの社内報発送を承っています。

自社工場内に、特定の教育を受けたスタッフしか立ち入れない「セキュリティルーム」を完備。監視カメラと厳格な入退室管理のもと、従業員様のリストを安全に取り扱います。

大型配送拠点から1.2kmという立地を活かし、発送準備が整い次第、速やかに郵便局へ直接持ち込みます。外部の運送業者を経由する時間を最小限に抑えることも、リスク低減につながります。

「役職者には別刷りの案内を同封したい」「部署ごとに封入物を変えたい」といった複雑な要望も、最新のシステムと熟練のスタッフが正確にマッチング。誤封入ゼロを目指した徹底管理を行っています。

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社内報を自宅へ届けることは、従業員エンゲージメントを高める素晴らしい施策です。その成功の鍵は、裏側を支える「発送の安全管理」にあります。

そのような担当者様は、ぜひDM発送代行ドットコムにご相談ください。情報のプロとして、貴社の大切な従業員データを守り、心のこもった社内報を確実にお届けします。