はじめに
DM発送代行を検討し、いざ見積もりを依頼しようとした際、「何を伝えれば正確な金額が出るのかわからない」と迷う担当者様は少なくありません。
実は、情報の伝え方ひとつで、業者側は「割引（特約運賃など）」を適用できるかどうかの判断が可能になります。逆に情報が不足していると、リスクを見込んで高めの概算見積もりが出てしまうことも。
今回は、プロが教える「見積もり依頼前に準備しておくべき情報リスト」を公開します。
1. 発送物の「形状」と「サイズ」
もっとも基本となる情報です。DMには大きく分けて3つのタイプがあります。
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ハガキ： 通常ハガキ、圧着ハガキ（V折、Z折）。もっともコストが安い。
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封書： 定形（長3など）、定形外（角2など）。カタログや複数のチラシを入れる場合。
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大判ハガキ： A4サイズなど。ポストの中で目立ちやすく、情報量も確保できる。
2. 発送の「部数」と「頻度」
部数は1通あたりの単価に直結します。
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今回の部数： 「〇〇通」と具体的に。
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発送頻度： 「単発（今回のみ）」か「毎月継続（例：車検案内など）」か。
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分割の有無： 全通一斉発送か、数回に分けて発送するか。
プロのアドバイス： 数万通単位の場合は、郵便番号ごとに仕分ける「区分割引」の対象になりやすいため、正確な部数を伝えることがコストダウンの鍵です。
3. 代行業者の「作業範囲」
どこからどこまでを業者に任せるかを明確にします。
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印刷： データの有無、または業者がデザインから行うか。
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宛名印字： 宛名を直接印字するか、ラベルを貼るか。
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封入・封かん： （封書の場合）封入する点数や折り方の指定。
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発送： 郵便、メール便、あるいは特定の配送会社の指定。
4. 「リスト」の状態と形式
個人情報の管理に関わる重要なポイントです。
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データ形式： ExcelやCSVなどのデジタルデータか、紙の名簿か。
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重複チェックの要否： 過去に重複発送でクレームがあった場合などは、事前に名寄せ作業を依頼するか検討します。
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不着戻り便の処理： 発送後に届かなかったリストを、データで戻してほしいか。
5. 「発送希望日」のスケジュール
「いつまでに届ける必要があるか」から逆算します。
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投函希望日： 「〇月〇日に郵便局へ持ち込んでほしい」という期限。
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データ入稿日： 貴社がリストや原稿を用意できる日。
【保存版】見積もり依頼用・情報整理シート
以下の内容をコピーして、お問い合わせフォームやメールに貼り付けてお使いください。
【DM発送代行 見積もり依頼シート】
用途・目的： （例：ECサイトの休眠復帰セール）
形状： （例：A4大判ハガキ）
発送部数： （例：3,000部）
作業範囲： （例：印刷・宛名印字・発送まで一括）
リストの状態： （例：Excelデータ有り、重複チェック不要）
希望投函日： （例：〇月〇日頃）
その他： （例：不着リストのデータ返却希望）
まとめ：正確な情報が「最安値」を引き出す
DM発送代行は、条件が細かく決まっているほど、業者は無駄を削ぎ落とした見積もりを出すことができます。特に「継続性」や「正確な部数」は、郵送料の特約割引を引き出すための強力な武器になります。
まずはこのリストを使って、社内の情報を整理することから始めてみてください。